Einzahlung von Bareinnahmen
- Terminvereinbarung*: Elektronisches Formular (ganz unten auf dieser Seite) ausfüllen und abschicken
- Einzahlungsformular (Papier) => Formularseite
Alle Einnahmen, die die VS erzielt, also z.B., wenn eine Fachschaft Eigenbeteiligungen für Erstiwochenenden, Karten für Bälle oder Getränke auf einer Party verkauft, müssen auf das unten genannte VS-Konto bar eingezahlt werden – und nur dort!
Achtung: Bevor Bargeld durch die Verfasste Studierendenschaft (VS) eingenommen wird, muss die Einrichtung einer Geldannahmestelle beschlossen und beantragt werden. Hierzu füllt ihr die entsprechende Vorlage für die Dienstanweisung soweit möglich aus und schickt sie samt Beschluss über die Einnahmen ans Finanzteam. Erst wenn die Geldannahmestelle genehmigt und eingerichtet ist und ihr das Go vom Finanzteam erhaltet, dürft ihr Geld einnehmen.
Für die Einzahlung des eingenommenen Geldes macht ihr über das Formular am Ende dieser Seite einen Termin mit dem Geldboten der VS aus. Ihr trefft euch dann mit dem Geld und dem ausgefüllten Einnahmeformular in einer Filiale unserer Bank in Neuenheim, Bergheim oder in der Altstadt. Am besten beantragt ihr den Einzahlungstermin schon ca. eine Woche, bevor ihr das Geld einnehmt. In Einzelfällen könnt ihr das Geld auch im StuRa-Büro abgeben, auch dazu muss ein Termin vereinbart und das Einnahmeformular ausgefüllt werden.
- Bitte Einnahmen einer Veranstaltung und andere Zahlungen (z.B. Rückzahlungen von Wechselgeldvorschüssen oder Einnahmen anderer Veranstaltungen) unbedingt getrennt einzahlen – und zwei Einnahmeformulare ausfüllen
- Münz- und Scheingeld müssen getrennt eingezahlt werden – ihr bekommt zwei Einzahlungsbelege und müsst auch zwei Einnahmeformulare ausfüllen. Bei Münzgeldeinzahlungen werden 5,00 € Bearbeitungsgebühr von der Bank erhoben.
Nach der Einzahlung erhält man von der Bank einen gelben bzw. vom Automaten einen weißen Einzahlungsbeleg. Diesen Beleg bringt der Geldbote mit dem ausgefüllten Einnahmeformular ins StuRa-Büro. Solltet ihr ihn aus irgendeinem Grund bei euch finden, schickt ihn uns bitte zu. Wir vermissen ihn vermutlich schon…
Auf keinen Fall darf mit bar eingenommenen Eigenbeteiligungen z.B. Verpflegung fürs Erstiwochenende gekauft werden. Wenn ihr Ausgaben habt bei einer Veranstaltung, die niemand vorstrecken kann, kann einer Person ein Vorschusses überwiesen werden. (=> vgl. den Abschnitt Vorschüsse bei Informationen für FSen und Referate)
Kurzgefasst:
- Beschließt und beantragt die Einrichtung einer Geldannahmestelle
- Vereinbart einen Einzahlungstermin* über das Formular am Ende dieser Seite
- Nehmt Geld ein
- Füllt die Einnahmeformulare in ausreichender Anzahl aus
- Trefft euch an der Bank, oder (seltener) ihr bringt das Geld ins StuRa-Büro (z.B. während der Finanzsprechstunde) – bringt die ausgefüllten Einzahlungsformulare mit
Überweisung (z.B. bei Eigenbeteiligungen)
Eigenbeteiligungen z.B. für Exkursionen, FS-Pullis oder Ersti-Wochenende können direkt auf das VS-Konto eingezahlt werden. Bitte auch hier vorher einen Beschluss fassen und abklären, ob die Zahlung zulässig ist – dazu den Beschluss zur Prüfung und Genehmigung einreichen. Im Beschluss muss explizit festhalten sein, dass eine Eigenbeteiligung erhoben wird (“für die T-Shirts/das Ersti-Wochenende wird eine Eigenbeteiligung von X Euro erhoben”).
Vor der ersten Einzahlung müsst ihr auch abklären, welcher Verwendungszweck angegeben wird – der Name der Fachschaft oder Veranstaltung ist wichtig, um die Gelder sicher zuordnen zu können, denn bei 50 Fachschaften ist der Verwendungszweck “FS-Wochenende” ein eher ungeeigneter Betreff. Am besten sind Betreffe, die mit dem FS-Namen beginnen, gefolgt von der Veranstaltung: “FSNAME-ZWECK” – also z.B. FSBio-ErstiWE25-MaierAlex.
Auch für diese Überweisungen muss pro Zahlung ein Einnahmeformular ausgefüllt werden. Bei einer größeren Anzahl von gleichartigen Einzahlungen (z.B. bei FS-Pullis oder Erstiwochenenden) haben wir das Verfahren etwas vereinfacht: ihr erhaltet von uns eine Gesamtliste aller Zahlungen und bestätigt die Richtigkeit; wir bereiten dann die Einzahlungsbelege vor und ihr müsst sie fertigstellen oder wir erledigen das auch für euch. Wir übernehmen das aber nur, wenn wir Zeit haben und ihr diese Liste wirklich gründlich auf ihre Richtigkeit kontrolliert und ausstehende Zahlungen vorantreibt.
Ihr dürft das Geld auf keinen Fall auf ein Privatkonto einzahlen lassen.
Konto der Verfassten Studierendenschaft:
Empfängerin: Verf. Studierendenschaft der Universität Heidelberg.
IBAN: DE 89 6729 0000 0149 6375 83
BIC: GENODE61HD1
Bank: Volksbank Heidelberg
Formular zum Anfragen eines Einzahlungstermins
Hinweis zum Münzgeld: Bitte achtet bei Terminvorschlägen für Einzahlungen von Münzen darauf, dass dies nur während der Öffnungszeiten der einzelnen Zweigstellen möglich ist und reicht nur entsprechende Vorschläge ein.
Eine Übersicht über die verschiedenen Öffnungszeiten gibt es hier.
