Nicht nur Finanzinfos für die Fachschafts-Erstiarbeit im SoSe 2025

Aktuelles, Finanzen, Finanzen und Internes, Studium, Verfasste Studierendenschaft
Liebe Fachschaften,

  • in diesem Beitrag findet ihr einige Informationen zu Erstiveranstaltungen, vor allem zur  Finanzierung – aber nicht nur. Hier findet ihr umfassendere Finanzinformationen.
  • Gerne könnt ihr auch mit noch so kleinen Fragen in die Finanzsprechstunde kommen – Termine findet ihr auf der Finanzseite und in der Terminübersicht.
  • Außerdem gibt es am 4. und 11.04., von 15-18 Uhr eine Erstiarbeits-Sprechstunde im StuRa-Büro, in der Leute vor Ort sind, die euch beim Drucken helfen können oder euch zeigen, wo ihr die Flyer findet.

1. Beschlüsse

Ohne Beschluss könnt ihr kein Geld ausgeben. Es reicht nicht, dass im Budgetplan “Verpflegung”, “Druckkosten” oder “Erstieinführung” stehen, um ein Erstifrühstück zu organisieren oder einen Erstireader/Erstiheft zu drucken! Wenn ihr es noch nicht getan habt, solltet ihr das daher schleunigst nachholen und beschließen, welche Veranstaltung(en) ihr durchführt und wieviel ihr dafür ausgeben und ggf. einnehmen wollt (z.B. bei Erstipartys oder -wochenenden).

Bitte fasst für eure Erstiarbeit einen “Gesamtbeschluss” und listet darin alles auf, was ihr machen und dafür ausgeben/einnehmen wollt und begründet es. Nur ins Protokoll zu schreiben “800 Euro für die Erstiarbeit” ist zu vage und mehrere separate Einzelbeschlüsse zu fassen (z.B. Ersti-Frühstück, Ersti-Rallye, Ersti-Wanderung, Ersti-Kneipentour, Ersti-Wochenende), macht die Erstiwoche auch für euch unübersichtlich. Wenn sich dann später doch etwas ändert/ergänzt — weil z.B. mehr Erstis als erwartet kommen oder ihr statt einer Stadtrallye einen Besuch im Unimuseum macht —  fasst ihr einen (begründeten) Änderungsbeschluss, in dem ihr aber bitte nochmal alle Ausgaben zusammenfasst und den alten aufhebt.

Über alle Beschlüsse für ein Vorhaben über 250 Euro müsst ihr das Finanz-Team vorab informieren, wir melden uns dann, falls es Klärungsbedarf gibt.

  • Bitte verwendet dafür das Online-Formular

Bei Ausgaben über 600 Euro (für eine Ausgabe, also z.B. für den Druck eines Erstiheftes oder für die Miete von Unterkünften) braucht ihr drei zusätzliche Vergleichsangebote, diese müssen vor der Beschlussfassung vorliegen, sie sind genauso Teil des Beschlusses wie die Begründung.

2. Awareness, Sicherheit, Waldbrandgefahr

Bitte beachtet, dass ihr an Minderjährige keinen Alkohol ausgeben dürft. Entweder verzichtet ihr drauf oder überlegt euch ein Konzept – ihr könnt zum Beispiel Bändchen ausgeben, an denen ihr erkennt, ob die Leute über oder unter 18 sind. Als Veranstalter*innen seit ihr dazu berechtigt, euch Ausweise zeigen zu lassen und Menschen, die sich nicht an eure Regeln halten, von eurer Veranstaltung auszuschließen. Wenn Situationen eure Kräfte übersteigen, zieht umgehend Rettungs- und Einsatzkräfte über die 110 (Polizei) bzw. 112 (Feuerwehr / Krankenwagen) hinzu. Mindestens eine Person von euch sollte bei Veranstaltungen durchgehend nüchtern und erreichbar sein und sich ausweisen können – z.B. um Fragen von Einsatzkräften zu beantworten.

Es wird immer trockener – achtet bei Veranstaltungen im Freien – sei es auf der Neckarwiese oder in einer Erstihütte – auf die aktuelle Waldbrandgefahrenstufe! Ab Erreichen der Waldbrandstufe 4 dürfen keine Grillfeuer mehr betrieben werden; Hier findet ihr weitere Informationen. Nicht nur Funken von Holzkohle-Grills beschleunigen Vegetationsbrände, auch warmgewordene Stromkabel etc. Grundsätzlich gilt, dass alle (unklaren) Rauchentwicklungen, die im naturnahen Raum gesehen werden, umgehend über die 112 zu melden sind.

3. Verpflegung

Für Verpflegungsausgaben gibt es Obergrenzen pro Person/Mahlzeit, die in der Bewirtungsrichtlinie festgelegt sind. Außerdem steht dort, wie hoch der Anteil eures FS-Budgets ist, den ihr insgesamt pro Jahr für Verpflegung ausgeben dürft und wieviel Alkohol pro Person erlaubt ist.

Die Nachhaltigkeitsrichtlinie regelt, worauf ihr beim Kauf von Verpflegung achten sollt. Fleisch dürft ihr z.B. nur in Ausnahmefällen von VS-Geldern kaufen (und müsst das vorher mit dem Finanzteam klären). wenn ihr Fleisch kauft, müsst ihr es über Einnahmen dafür refinanzieren.

4. Unterkünfte/Locations (z.B. für Wochenenden)

Hütten/Hallen: Wenn ihr eine Unterkunft/Location mietet und dazu einen Vertrag abschließt, muss der Vertrag vom Vorsitz der Verfassten Studierendenschaft (VS) unterschrieben werden. Hierzu handelt ihr alles mit den Anbieter*innen aus und schickt uns den unterschriftsfertigen Vertrag, vollständigen Beschluss (Gesamtbeschluss, nicht nur die Unterkunft + Begründung) zu – per Email reicht. Denkt bei Kosten über 600 Euro an die drei zusätzlichen Vergleichsangebote. d.h. ihr braucht insgesamt vier Angebote.

Wenn eine Anzahlung verlangt wird, zahlt diese bitte nicht selber! ihr könnt zeitgleich mit den Vertragsunterlagen das Abrechnungsformular für die Anzahlung beifügen – das brauchen wir aber ausgedruckt und unterschrieben); die Anzahlung wird dann direkt von der VS gezahlt.

Die VS hat eine Jugendherbergs-Karte, so dass ihr Jugendherbergen nützen könnt. Auf der Karte ist ein QR-Code, den ihr euch mithilfe einer App aufs Handy ladet und in der Jugendherberg vorzeigt. Das könnt ihr in der Finanzsprechstunde machen oder einen Termin zum Einscannen über ausleihe@stura.uni-heidelberg.de ausmachen.

5. Druckkosten

Kleinere Mengen (bis ca. 30 Stück) von Flyern und Plakaten (A3 und kleiner) könnt ihr im StuRa-Büro ausdrucken. Am einfachsten kommt ihr während der Finanzsprechstunde (s.o.) oder während der Kontaktzeiten der AG Erstiarbeit vorbei – oder versucht auf gut Glück, ob jemand da ist.

Größere Mengen müsst ihr in einer Druckerei/Copy-Shop drucken. Denkt bei Druckkosten über 600 Euro an die Vergleichsangebote (s.o. – 1. Beschlüsse). Die VS hat Druckaccounts bei größeren Online-Druckereien, wenn ihr im StuRa-Büro vorbeikommt, könnt ihr dort mit uns einen Druckauftrag aufgeben, dann erhält die VS eine Rechnung und niemand von euch muss das Geld vorstrecken.

Ihr könnt auch die Druckerei im Zentralbereich Theoretikum (ZBT) nutzen. Diese ist zwar eher teurer im Vergleich, aber ihr müsst nicht bar zahlen, die VS bekommt eine Rechnung. Um den Druckauftrag aufgeben zu können, braucht ihr eine Karte für den Zentralbereich. Jede Fachschaft hat eine solche Karte – ggf. habt ihr sie noch nicht im StuRa-Büro abgeholt.

6. Info-Materialien aus dem StuRa-Büro für Erstieinführungen

Im StuRa-Büro erhaltet ihr einige Infomaterialien, die ihr kostenfrei im StuRa-Büro abholen und auslegen oder in Ersti-Tüten packen könnt. Manchmal haben wir auch Bleistifte, Post-Its oder Traubenzucker zum Dazupacken.

Je früher ihr bestellt, desto besser, denn dann können wir im StuRabüro bei Bedarf nachdrucken oder gleich mehr drucken lassen. Theoretisch könnt ihr euch die Sachen auch uniintern schicken lassen – das Verschicken kann nur leider dauern, bestellt also frühzeitig.

7. Ersti-Tüten

Ersti-Tüten mit Informationen zum Studium und einigen nützlichen Beigaben wie Traubenzucker oder Bleistiften sind eine feine Sache zu Studienbeginn. Mit dem Logo der Fachschaft versehen, machen sie das ganze Semester über zudem auf die Fachschaft aufmerksam. Es ist jedoch nicht Aufgabe der VS, die Wirtschaft in Heidelberg durch den Kauf von Einkaufsgutscheinen zu beleben oder einen Großteil des Etats für den Inhalt von Ersti-Tüten auszugeben. Ihr dürft daher maximal 2,50 für den Inhalt einer Ersti-Tüte ausgeben – Tabakprodukte oder Alkohol dürfen nicht für die Tüten gekauft werden.

Von den 2,50 ausgenommen sind Ersti-Reader oder Info-Flyer zum Studium, diese könnt ihr zusätzlich zahlen bzw. sie werden ohnehin zentral von der VS gedruckt und gezahlt. Achtung: es ist oft nicht sinnvoll, jeden Flyer in jede Tüte zu legen, da nicht alle alle Infos wollen/brauchen. Es ist daher oft sinnvoll, Flyer während der Einführungen auszulegen, so dass sich die Erstis selber die Flyer zusammensuchen können, die sie wollen.

Wenn euch Geschäfte Gutscheine schenken oder Sachspenden geben, könnt ihr die Tüten damit füllen. Auf Nachfrage erhaltet ihr in vielen Geschäften oder auch bei Einrichtungen wie dem Stadttheater Werbegeschenke. Wir versuchen auch, zentral Werbegeschenke zu organisieren. Achtung: die Annahme von Spenden muss auch beschlossen werden!

Wenn ihr Taschen bedrucken wollt, versucht sinnvolle Mengen zu drucken, gerade bei kleinen FSen lohnt es oft, einen Vorrat für zwei oder drei Semester zu drucken, weil bei 30 Taschen der Stückpreis beim Druck deutlich billiger sind als bei 10 Taschen. Die VS hat Druckaccounts bei größeren Online-Druckereien, wenn ihr im StuRa-Büro vorbeikommt, könnt ihr dort mit uns einen Druckauftrag aufgeben, dann erhält die VS eine Rechnung und niemand von euch muss das Geld vorstrecken.

Wenn ihr Stoffbeutel selber bedrucken wollt, könnt ihr dies im StuRa-Büro auf der Siebdruckmaschine machen.

8. Autos mieten (z.B. zum Einkauf, Materialtransport)

Fachschaften können über die VS Stadtmobilautos mieten. Sobald ihr einen Beschluss habt, könnt ihr euch an die Reservierung machen – spätestens 2-3 Wochen vorher, gerne früher. Wenn ihr andere Autos als Stadtmobil mietet oder eigene Autos nutzen wollt, braucht ihr auch dafür einen Beschluss und vorher die Erlaubnis vom Finanzreferat, sonst kann die Kostenübernahme oft nicht übernommen werden.

9. Ausleihe/Anschaffung von Ausstattung (wie Spiele, Geschirr, Waffeleisen)

Im StuRa-Büro könnt ihr kostenfrei Geschirr, Waffeleisen, Spielen, Pavillons oder Lautsprecher für eure Veranstaltungen ausleihen. Beantragt das frühzeitig – die Sachen sind begehrt. Natürlich könnt ihr auch Sachen anschaffen und dann weiternutzen – oder vorschlagen, dass die Sachen fürs StuRa-Büro angeschafft werden und dann von euch ausgeliehen werden. Bitte kauft keinen billigen Ramsch, schafft stabile und länger haltbare Geräte bzw. Geschirr an und führt eine Inventarliste darüber.

10. Kauf auf Rechnung

Versucht bei höheren Beträgen auf Rechnung zu kaufen, dann muss niemand das Geld vorstrecken, sondern es wird direkt von der VS überwiesen, sobald geliefert wurde. Das geht nicht beim Supermarkt um die Ecke, aber ihr könnt als FS z.B. Lebensmittel bei Rewe auf Rechnung bestellen. Viele Bäckereien in Heidelberg liefern Brötchen auch auf Rechnung – fragt in der Bäckerei nach bzw. fragt bei uns nach, welche Bäckereien in Frage kommen. Auch wenn sich das bei kleinen Beträgen nicht so lohnt, wird es bei höheren Beträgen relevant. Ihr spart euch aber beim Rechnungskauf bei der Abrechnung auf jeden Fall die Zahlungsnachweise und müsst nicht selber auf das Geld warten.

Viele Online-Druckereien und einige Copy-Shops in Heidelberg ermöglichen zum Beispiel Druck auf Rechnung. Meldet euch, wenn ihr Probleme habt oder Infos braucht, wo man auf Rechnung drucken lassen kann. Die VS hat Druckaccounts bei größeren Online-Druckereien, wenn ihr im StuRa-Büro vorbeikommt, könnt ihr dort mit uns einen Druckauftrag aufgeben, dann erhält die VS eine Rechnung und niemand von euch muss das Geld vorstrecken.

Die VS hat ein Bestellkonto bei Rewe. Um bei Rewe zu bestellen, macht ihr (nachdem ihr einen Beschluss dafür gefasst habt – ohne Beschluss könnt ihr nicht bestellen) einen Termin im StuRa-Büro aus (einkauf@stura.uni-heidelberg.de) und bestellt dort, geliefert wird an den Ort eurer Veranstaltung.

11. Vorschüsse

Vorbemerkung: Ein Vorschuss hat nichts mit Vorkasse zu tun. (Vorkasse bedeutet, dass ihr eine Leistung zahlt, bevor sie erbracht wurde, z.B. ihr zahlt eine Miete, bevor die Veranstaltung stattgefunden hat. Dies dürfen wir sowieso nicht, wir dürfen nur im Nachhinein zahlen).

Auch wenn ihr versucht, alles auf Rechnung zu kaufen, kann es passieren, dass jemand Geld vorstrecken muss (ab 300€) — z.B. weil ihr Lebensmittel fürs Erstiwochenende im Supermarkt kauft oder die Druckerei mit dem besten Angebot nicht auf Rechnung druckt. Für solche Fälle könnt ihr einen Vorschuss beantragen: ihr erhaltet dann vor dem Kauf Geld und macht, nachdem ihr es ausgegeben hat, eine Abrechnung.

Auch für Vorschüsse braucht ihr einen vollständigen Beschluss mit Begründung und valider und differenzierter Aufstellung, wofür ihr das Geld wann braucht sowie Name und Bankverbindung der Person, an die es überwiesen werden soll. Diese Person muss dann auch eine normale Abrechnung mit Zahlungsnachweisen, Kontoauszügen etc. anfertigen.

Bitte beantragt die Vorschüsse mindestens drei Wochen im Voraus – gerne früher.

12. Eigenbeteiligungen

Wenn ihr von den Teilnehmenden Eigenbeteiligungen erhebt, so muss das im Beschluss stehen (“z.B. fürs Erstiwochenende wird eine Eigenbeteiligung von X Euro pro Person erhoben”) und das Geld muss aufs Konto der Verfassten Studierendenschaft eingezahlt oder überwiesen werden. Da dort viele Einzahlungen eingehen und viele FSen Erstieinführungen machen, bitte bei Überweisungen den Betreff so wählen, dass eine Zuordnung einfach möglich ist: also nicht: “Erstieinführung mit der Fachschaft”, lieber “FSNAME-ErstiWE-Sommer”. Bitte klärt das vorher mit dem Finanzteam ab!

13. Partys

Infos zur Miete von Örtlichkeiten findet ihr weiter (Nr. 3). DJs oder Bands müsst ihr auf der VS-Seite ausschreiben – schickt hierzu eine Mail an presse@stura.uni-heidelberg.de, der Auswahlprozess muss nachvollziehbar verlaufen und dokumentiert werden – d.h. der Fachschaftsrat oder eine von ihm eingesetzte Auswahlkommission wählt aus, wer die Musik machen darf. Bei Honoraren über 200 Euro müsst ihr Verträge abschließen.

14. Awareness und Sicherheit

Für größere Veranstaltungen (Wochenenden, Partys) braucht ihr ein Awarenesskonzept, das ihr mit dem Gesamtbeschluss einreicht – auch bei kleineren Veranstaltungen lohnt es, sich Gedanken zu machen, wie man Personen vor psychischen oder physischen Verletzungen schützt. Für Anregungen könnt ihr euch an den AK Strukturen wenden. Wir empfehlen euch für Partys auch die Schulungen von nachtsam, um euch für kritische Situationen zu sensibilisieren. Nachtsam kommt auch in die FS-Sitzung, denn je mehr Leute informiert sind, desto besser.

Bitte unterstützt und entlastet eure Finanzverantwortlichen – je mehr ihr gemeinsam vor- und nachbereitet, desto besser werden die Einführungen. Es müssen sich nicht immer die Finanzverantwortlichen um alles, was mit Geld zusammenhängt, kümmern. Für ordentliche Beschlüsse ist z.B. der FSR zuständig und nicht die Finanzer*innen!

Euer Finanzteam