Nach dem Kassenschluss ist vor dem Kassenschluss

Aktuelles, Finanzen, Unkategorisiert, Verfasste Studierendenschaft

In dieser Meldung erhaltet ihr Informationen zum Stand der Abrechnungen aus den ersten acht Monaten des Jahres, Hinweise zur Verbesserung von Abrechnungen sowie einen Ausblick auf Finanz-Termine bis Ende des Jahres. Zur Haushaltsplanung 2020 wird es noch eine eigene Meldung geben.

Sommerkassenschluss abgeschlossen

Alle Abrechnungen, die vollständig und fristgerecht zum Sommerkassenschluss eingereicht wurden, sind geprüft und überwiesen. Ebenso sind alle vollständigen Abrechnungen, die nach Kassenschluss bis 16.08.19 eingingen, sowie alle bis 16.08.19 vervollständigten Abrechnungen abgearbeitet und überwiesen. Das Finanz-Team freut sich auf weitere fehlende Unterlagen und neue (möglichst vollständige) Abrechnungen – ab 12.09. wird wieder überwiesen. Auch wenn die Bearbeitung jetzt zwar etwas langsamer vonstatten geht, da Mitglieder des Finanzteams im August und September Urlaub machen, würde das Finanz-Team gerne bis Oktober noch einiges abarbeiten.

Verbesserungspotentiale bei Abrechnungen

Einige Bitten und Empfehlungen für eure Abrechnungen.

  • Bitte gebt bei Veranstaltungs- oder Reisekostenabrechnungen immer das Datum an, bei Veranstaltungen zudem die ungefähre Anzahl der Teilnehmenden
  • Bitte fasst Kleinstbeträge (aber auch größere Posten) wenn möglich zusammen: das geht, wenn das Geld an dieselbe Person erstattet wird und unter dem selben Haushaltsposten abgerechnet wird.
    Also z.B. nicht Kekse, Milch und Zucker fürs Infocafé einzeln getrennt abrechnen, sondern zusammenfassen – außer es wurde von verschiedenen Personen gezahlt. Lebensmittel und Sachkosten (z.B. Flyer fürs Infocafé) zu trennen, ist hingegen sinnvoll, da es Obergrenzen bei der Verpflegung gibt, die man so besser kontrollieren kann. Auch den neuen Computer und die Flyer für den Fachschaftsvortrag müsst ihr getrennt abrechnen, auch wenn dieselbe Person sie vorgestreckt hat.
  • Aber den neuen Computer und die Flyer für den Fachschaftsvortrag müsst ihr auf jeden Fall getrennt abrechnen, auch wenn dieselbe Person das Geld vorgestreckt hat
  • Wenn ihr bei einem Einkauf etwas einkauft, das über verschiedene Haushaltsposten abgerechnet wird, lasst euch zwei Quittungen an der Kasse geben – also zweimal zahlen – z.B. erst die Lebensmittel und danach die Reinigungsmittel.
  • Versucht bei größeren Ausgaben auf Rechnung zu kaufen und meldet euch, wenn ihr dazu Fragen habt, beim Finanz-Team

Sprechstunde im Sommer: Mi, 14-16 Uhr

Sprechstunde in der vorlesungsfreien Zeit ist weiterhin jeden Mittwoch, von 14-16 Uhr. Bitte macht davon Gebrauch, wenn ihr Fragen habt oder Veranstaltungen plant. Wenn ihr uns vorher kurz mailt, können wir uns auf euren Besuch vorbereiten. Ihr könnt auch während der Sprechstunde anrufen oder mit – vielleicht – unfertigen Abrechnungen kommen und wir gucken, ob noch etwas fehlt und wenn ja, was.

Abrechnungsformular wieder online ausfüllbar

Es gibt das Abrechnungsformular wieder als ausfüllbares pdf:

Hinweise für die Planung von Erstieinführungen

Die Fachschaften, die aktuell an der Planung der Ersti-Einführungen sitzen, mögen bitte folgende Hinweise beachten:

Sie stammen zwar aus dem letzten Wintersemester, sie werden aber immer wieder aktualisiert – sind also aktuell. Bitte beachtet vor allem die Hinweise auf Verträge und Vorschüsse!

Nächste Finanzbeauftragten-Schulung: 24. Oktober

Die nächste Finanzbeauftragten-Schulung ist am Donnerstag, 24. Oktober, von 17:00 bis 19:00, im StuRa-Büro. Im Anschluss besteht auch noch die Gelegenheit, Einzelfragen zu besprechen. Im Vorfeld könnt ihr auch Themenvorschläge einreichen.

Jahresend-Kassenschluss: 2. Dezember bzw. 13. Dezember

  • Der Kassenschluss für alle bis Dezember anfallenden Abrechnungen ist am Montag, 02.12., 18:00.
  • Der finale Kassenschluss für alle nach dem 2.12. anfallenden Kosten ist am Freitag, 13.12., 18:00.

Für alle Kosten, die nach dem 13.12. anfallen, können Fachschaften zweckgebundene Rücklagen bilden, Infos dazu werden in der Meldung zur Haushaltsplanung stehen. Muss eine Rechnung noch 2019 gezahlt werden oder wird jemand absehbar noch viel Geld vorstrecken, meldet euch auch bis 13.12. – im Ausnahmefall ist eine Zahlung evtl. unter Umständen vielleicht doch noch möglich. Nach dem 20.12. wird nicht mehr überwiesen.
Bitte nutzt auch beim Kassenschluss – am besten im Vorfeld – das Angebot, mit unfertigen Abrechnungen ins StuRa-Büro zu kommen und sie vor Ort fertigzustellen. Die Erfahrung zeigt, dass das Abgeben unvollständiger Abrechnungen mit anschließendem Hin-un-her-Mailen im Endeffekt länger dauert als gemeinsames Durchgehen und Fertigstellen. Unvollständige Abrechnungen werden im Dezember solange zurückgestellt, bis die vollständigen Abrechnungen abgearbeitet sind. Das kann auch bedeuten, dass sie erst 2020 überwiesen werden.